Excarta: logistica paperless mobile

excarta è la nuova soluzione realizzata da GENESYS SOFTWARE per gestire in modo più efficace le operazioni di Prevendita, Tentata Vendita e Consegne in modalità PaperLess.

excarta supporta le attività degli Operatori, dotandoli di strumenti e soluzioni in grado di ottimizzare i tempi di lavoro, quindi aumentare la quantità e la qualità delle visite giornaliere ai Punti Vendita.

Dinamiche concorrenziali sempre più aggressive e presenza capillare sul territorio sono tra i principali aspetti che caratterizzano il settore della distribuzione, in cui il conseguimento di un vantaggio competitivo, rispetto ai concorrenti, dipende soprattutto dallo svolgimento di attività ad alto potenziale.

In un contesto di questo tipo, la Prevendita, la Tentata Vendita e le Consegne si configurano come attività che, gestite in modo intelligente nell’ottica del just-in-time, possono contribuire realmente a migliorare il business aziendale.

excarta: la soluzione

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La gestione della flotta, la certificazione delle consegne e, in parallelo, l’eliminazione del rischio di smarrimento dei documenti sono i contenuti innovativi della soluzione excarta che consente di razionalizzare e coordinare tutte le esigenze aziendali in un unico applicativo gestionale integrato utile a gestire dall’amministrazione alla contabilità analitica, fino alla logistica.

excarta integra le sue funzionalità, sfruttando:

la praticità dei dispositivi palmari
l’efficienza dei metodi di distribuzione documenti
la flessibilità del modulo di gestione documentale

rivelandosi uno strumento efficace per gli Operatori, di cui supporta e traccia le attività sul territorio.

Caratteristiche Tecnologiche

excarta cartec 1 excarta utilizza tutte le tecnologie attualmente disponibili nell’ambito della comunicazione (LAN, Wireless, GSM, GPRS e UMTS), per garantire lo scambio di dati con il server anche in tempo reale.

L’integrazione con il componente RMHs, interamente sviluppato da Genesys Software, permette la comunicazione e la sincronizzazione dei dati con il gestionale aziendale.

excarta è una soluzione utilizzabile su una vasta gamma di palmari (non solo industriali) con sistema operativo Windows CE e Windows Mobile, ma anche su tablet con sistema Android.

L’impiego della tecnologia bluetooth assicura la connessione alle stampanti, anche grafiche, evitando l’utilizzo di carta prestampata.

Funzionalità

excarta risolve efficacemente le seguenti esigenze funzionali:

Gestione Giri Visita
Inserimento Clienti nuovi
Gestione Assortimento per Punto Vendita
Applicazione Condizioni Commerciali
Emissione D.d.t. con o senza Prezzi
Emissione D.d.t. conto terzi
Emissione Fattura immediata
Emissione Autobolla di Reso da Cliente
Emissione Nota Credito di Reso da Cliente
Gestione Lotti e Tracciabilità Articoli
Registrazione Incassi anche sui sospesi
Registrazione Acconti
Consultazione Estratto Conto Clienti e Incassi
Immissione Ordini di Vendita
Consultazione e stampa Inventario Deposito
Elaborazione Statistiche di fine giornata
Stampa Riepilogo di fine giornata
Consultazione Statistiche Venduto
Gestione Integrazione Carico del mezzo
Gestione Scarico a Magazzino centrale
Gestione Firma grafica e biometrica
Gestione Geolocalizzazione flotta
Gestione Archiviazione Documentale
Pubblicazione web dei documenti
Conservazione sostitutiva a norma

Nelle varie funzioni è sempre garantita la possibilità di effettuare ricerche sugli archivi in base a Codice, Descrizione o altri parametri identificativi; è possibile cancellare e ristampare un documento; digitare i Codici Articolo oppure acquisirli mediante lettore ottico.

La possibilità di consultare in ogni momento la posizione del Cliente visitato permette all’Operatore di gestire di volta in volta il rapporto commerciale, tenendo ben presenti numerosi elementi utili, tra cui scadenze, acconti, insoluti e statistiche.

Alla fine del giro visite, mediante apposita funzione, l’Operatore potrà ottenere un riepilogo di tutte le operazioni compiute nel corso della giornata, conoscere la giacenza rimasta sul mezzo, gli incassi effettuati, compreso partite precedenti ed eventuali sospesi generati dalle vendite della giornata.

È possibile prevedere l’impostazione di una password per regolare l’accesso ai dati ed alle funzioni, quindi evitare usi non consentiti.

Funzionalità Avanzate

Oltre alle funzionalità di base della soluzione, excarta dispone di due componenti avanzati per la gestione della firma e della geolocalizzazione.

GESTIONE DELLA FIRMA

In excarta è stato sviluppato un componente, che permette di raccogliere la firma del ricevente direttamente sullo schermo del palmare, quindi ottenere la stampa del documento con la firma integrata, nonché data e ora.

Le possibilità di gestione della firma sono due: grafica e biometrica.

La firma grafica consiste nell’acquisizione della stessa sotto forma di immagine, per poi integrarla nel documento.
La firma biometrica, invece, non è una semplice immagine, ma raccoglie tutte le informazioni di velocità, ritmo, pressione, inclinazione e altro, memorizzando in maniera indissolubile queste informazioni sul documento.

L’utilizzo della firma biometrica permette di eliminare completamente i documenti cartacei di ritorno (gestione di rientro dei documenti), perché prevede la stampa eventuale di un unico originale da lasciare al Cliente. I documenti con firma biometrica potranno essere conservati in automatico, adottando la conservazione sostitutiva.

GESTIONE DELLA GEOLOCALIZZAZIONE

La gestione della localizzazione è stata implementata in excarta per permettere di certificare, con precise coordinate geografiche, il luogo in cui è avvenuta ciascuna consegna.

Questa funzionalità consente di individuare, in maniera precisa e puntuale, il luogo delle consegne e quindi creare una mappa grafica che rappresenti il percorso seguito dalla flotta aziendale.

excarta mappaflotta 1

GESTIONE DELLE CONSEGNE PAPERLESS

Il documento è generato da excarta in formato PDF direttamente sul dispositivo ed integra la firma del cliente, data/ora di consegna e le coordinate geografiche del punto in cui è avvenuta la consegna. Questi elementi sono requisiti che permettono di certificare l’operazione.

Il documento, così generato, inizia un percorso funzionale a valore, infatti:

serve all’eventuale stampa di un esemplare per il cliente, in automatico o in base al profilo anagrafico del cliente stesso, oppure su richiesta dell’Operatore
è inviato all’application server in tempo reale, dai dispositivi dotati di sim, altrimenti, via wireless, al rientro in deposito
è subito affidato al processo di gestione documentale ed automaticamente indirizzato, via PEC, al Cliente (punto di consegna) e/o al Cliente di fatturazione, eliminando i tempi connessi alla gestione del cartaceo ed il rischio di smarrimento dei documenti

ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA E GESTIONE DOCUMENTALE

I documenti generati da excarta sono direttamente archiviati in forma digitale e processati dal sistema di gestione documentale, che dispone di funzionalità semplici ed efficaci, per ricercare con immediatezza ogni singolo documento richiesto. Il sistema, inoltre, provvede in automatico alla creazione di tutte le relazioni tra i documenti, affinché sia possibile visualizzare tutti i d.d.t., le fatture e le note credito in relazione tra loro.

CONSULTAZIONE VIA WEB

I documenti gestiti da excarta possono essere automaticamente pubblicati sul sito web dell’azienda, in un’area riservata, affinché ciascun Cliente possa accedervi in completa autonomia, con le sue credenziali, quindi prelevare i documenti d’interesse. In questo modo il Cliente può effettuare ricerche e controlli in qualunque momento, senza dover contattare l’azienda per ricevere copie di documenti eventualmente smarriti.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Terminato il processo automatico di archiviazione, i documenti in formato PDF possono essere avviati alla conservazione sostitutiva a norma. Questa procedura appone il sigillo definitivo al processo di gestione PaperLess, liberando risorse (spazi, strutture e personale) a favore di attività a maggior valore aggiunto.